Informácie o účele spracúvania, na ktoré sú osobné údaje určené
Jednou zo zásad spracúvania osobných údajov je zásada obmedzenia účelu. V zmysle tejto zásady sa osobné údaje môžu získavať len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.
Spracúvanie osobných údajov má byť úzko naviazané na účel spracúvania osobných údajov, a to najmä pokiaľ ide o zoznam alebo rozsah spracúvaných osobných údajov, ktorý by mal byť nevyhnutný na to, aby sa spracúvaním daných osobných údajov účel mohol dosiahnuť. Nie je správne, aby sa zoznam alebo rozsah osobných údajov umelo alebo dodatočne rozširoval vzhľadom na účel. Ak je účel a zoznam alebo rozsah osobných údajov stanovený zákonom, je potrebné ho rešpektovať, ak si zoznam alebo rozsah spracúvaných osobných údajov určuje prevádzkovateľ, má dbať na to, aby ho zbytočne, nad rámec účelu nerozširoval.
Všeobecné nariadenie o ochrane údajov a Zákon o ochrane osobných údajov stanovuje povinnosť prevádzkovateľa poskytnúť dotknutej osobe informácie o účele spracovania osobných údajov, na ktorý sú jej osobné údaje určené a to aj v prípade, keď sa osobné údaje nezískavajú priamo od dotknutej osoby. Je potrebné, aby tieto informácie boli dotknutej osobe poskytnuté najneskôr pri získavaní jej osobných údajov, respektíve v dostatočnom časovom predstihu, jasne a zrozumiteľne a takým spôsobom, aby sa s týmito informáciami mohla skutočne oboznámiť a porozumela im.
Účely spracúvania osobných údajov ich právny základ
Ako prevádzkovateľ získavame od Vás iba tie údaje, ktoré nevyhnutne potrebujeme na poskytnutie plnohodnotnej služby v v oblasti investičného zlata. Účely a ich právne základy spracúvania osobných údajov v rámci podnikových procesov spoločnosti EPO INVEST a. s. sú:
- Spracúvanie údajov za účelom vytvorenia zmluvného vzťahu s budúcim klientom EPO - Zmluva o nákupe investičného zlata
Prijímanie a spracúvanie osobných údajov za účelom vytvorenia zmluvného vzťahu medzi dotknutou osobou ako potenciálnym klientom a spoločnosťou EPO INVEST a. s. prebieha v zmylse v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov – nakoľko takéto spracúvanie údajov je nevyhnutné pre vykonávanie potrebných opatrení pred uzatvorením zmluvy. Poskytnutie osobných údajov dotknutej osoby je zmluvnou požiadavkou, bez ich poskytnutia nie je možné uzatvoriť a plniť predmet zmluvy.
Medzi tieto činnosti patrí:
- identifikácia a overenie klienta
- príprava a vyhotovenie zmluvy na základe poskytnutých údajov
- Spracúvanie údajov počas zmluvného vzťahu s EPO na základe Zmluvy o nákupe investičného zlata
Počas účinnosti a platnosti Zmluvy o nákupe investičného zlata dochádza taktiež ku spracúvaniu osobných údajov dotknutej osoby ako klienta EPO INVEST a. s. v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov – za účelom plnenia predmetu zmluvy, kde takéto spracúvanie je nevyhnutné pre plnenie predmetu zmluvy. Osobné údaje v rozsahu zmluvy sú spracúvané ďalej taktiež na účely vzájomnej komunikácie a tiež na plnenie povinností, uplatňovanie práv a nárokov vyplývajúcich z tejto zmluvy alebo vzniknutých na jej základe.
Medzi tieto činnosti patrí:
- evidencia zmlúv
- plnenie povinností a výkon práv prevádzkovateľa ako zmluvnej strany
- plnenie povinností prevádzkovateľa na úseku ochrany pred nelegálnym zamestnávaním
- Spracúvanie údajov za účelom registrácie sa ku odberu aktuálnych informácií elektronickou formou - Newsletter
Ak by ste mali záujem byť včas informovaný o našich novinkách a aktualitách zo sveta diana investičného zlata, máte možnosť sa registrovať ako odberateľ marketingových správ - newslettrov. Prijímanie a spracúvanie osobných údajov za týmto účelom prebieha v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. a) všeobecného nariadenia o ochrane údajov – konkrétne na základe udeleného súhlasu so spracúvaním osobných údajov v záujme získavať aktuálne novinky formou elektronickej pošty na poskytnutú e-mailovú adresu. Svoj súhlas máte možnosť kedykoľvek odvolať.
- Kontaktný formulár alebo dopyty inou formou
V prípade, ak nás budete chcieť kontaktovať cez kontaktný formulár, napísať nám Váš názor, hodnotenie, prípadne riešiť dopyt alebo vzniknutý problém, môžete sa s nami spojiť a my Vám radi pomôžeme. Za týmto účelom budeme spracúvať Vaše poskytnuté kontaktné osobné údaje v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nariadenia o ochrane údajov. Našim oprávneným záujmom v tomto prípade je spätná väzba na prijatý dopyt a ochota pomôcť kontaktujúcim osobám, ale tiež vybaviť otázky, prípadne žiadosti alebo sťažnosti tretích osôb. Takéto spracúvanie máte právo kedykoľvek namietať.
Zoznam spracúvaných osobných údajov
V závislosti od konkrétneho účelu spracúvania spracúvame rôzne kategórie Vašich osobných údajov, konkrétne:
Počas predzmluvného alebo zmluvného vzťau - Zmluva o nákupe investičného zlata
– titul, meno a priezvisko, adresa pobytu alebo iná korešpondenčná adresa, rodné číslo, číslo bankového účtu - IBAN, telefónne číslo, e-mail, druh a číslo dokladu totožnosti, kto ho vystavil a jeho platnosť.
Registrácia a odber newslettrov
– titul, meno a priezvisko, e-mail.
Kontaktný formulár alebo dopyt inou formou
– titul, meno a priezvisko, e-mail, text správy, vo výnimočných prípadoch telefónne číslo.
Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov
Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali, alebo spracúvame v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa voči klientom, ďalej spracúvame za účelom splnenia si našich zákonných povinností na úseku daní a účtovníctva, ktoré nám vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov (napr. uchovávanie jednotlivých účtovných záznamov pre účely dodania našich služieb v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, pre prípady preukázania splnenia si daňových povinností v zmysle daňových právnych predpisov zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní a pod.), musíme uchovávať po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi. V každom prípade sa ale riadime zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov v zmysle čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.
Osobné údaje spracúvané v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR – na základe Vami udeleného súhlasu so spracúvaním osobných údajov za účelom registrácie ku odberu aktuálnych marketingových noviniek spracúvame po dobu 5 rokov , alebo do odvolania súhlasu. V prípade končiacej doby spracúvania údajov realizujme kontakt písomnou alebo elektronickou formou, kedy je možné súhlas so spracúvaním osobných údajov na definovaný účel obnoviť a predĺžiť na nasledujúce obdobie spracúvania. V prípade neudelenia oätovného súhlasu, alebo nereagovaní na vykonaný kontakt, Vaše osobné údaje už nebudeme ďalej spracúvať - tzn. automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzicky skartujeme.
Osobné údaje spracúvané v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR – na základe oprávneného záujmu, ktoré boli získané pri reakcii na Vami podaný dopyt/podnet alebo otázku ohľadne poskytovaných služieb, kedy bolo nevyhnutné verifikovať relevantnosť požiadavky, alebo realizovať prípadný následný kontakt klienta/dotknutej osoby a po vybavení neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu sú bezodkladne vymazané.
Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a Prevádzkovateľom ; a/alebo
- zanikli všetky Vaše záväzky voči Prevádzkovateľovi; a/alebo
- boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo
- boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a Prevádzkovateľom; a/alebo
- boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo
- uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo
- bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo
- nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;
- a súčasne netrvá oprávnený záujem Prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti Prevádzkovateľa stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.
Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.
V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom kontaktných údajov uvedených na našom webovom sídle
Sprostredkovatelia a príjemcovia - tretie strany
Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.
Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.
Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:
- dodávateľ zabezpečujúci technickéhé riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom
- dodávateľ zabezpečujúci služby v oblasti účtovníctva a daňových povinností
- dodávatelia zabezpečujúci obchodné aktivitiy za účelom uzatvorenia zmluvy budúcim klientom EPO spoločnose aj s administratívnou podporou smerujúcou ku spracovaniu zmluvy v súlade s metodikou Prevádzkovateľa
Do kategórie príjemcov osobných údajov ďalej patria:
- osoby konajúce na základe poverenia Prevádzkovateľa,
- právny zástupca,
- audítor,
- orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.
Zverejnenie údajovPrevádzkovateľ získané údaje v žiadnom prípade nezverejňuje.
Automatizované rozhodovanie a profilovanie
Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania sa neuskutočňuje.
Cezhraničný prenos osobných údajov
Cezhraničný prenos osobných údajov sa neuskutočňuje a ani do budúcnosti nezamýšľa.
