Na základe súhlasu so spracovaním údajov od zákazníka sa získavajú, zaznamenávajú a zhromažďujú údaje, pomocou ktorých si podnikatelia vytvárajú databázu osobných údajov. Podnikateľom, ktorí si neviedli takéto databázy, resp. informačné systémy pre správu takýchto údajov, vzniknú v súvislosti s nariadením GDPR nemalé problémy.
Čo sú databázy?
Informačný systém GDPR vymedzuje databázu ako akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú dostupné podľa určitých kritérií, a to bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný prípadne distribuovaný na funkčnom či geografickom základe.
Ako môže vzniknúť problém?
Väčšina podnikateľov sa zameriavala najmä na vytváranie rozsiahlych databáz kontaktov a osobných údajov s obmedzeným rozsahom použiteľnosti. Pritom využívali osobné údaje vo väčšom rozsahu, ako to zahrňoval právny titul vychádzajúci z obchodného vzťahu. Išlo o spracovanie údajov nad rámec legitímneho záujmu. GDPR stanovuje, že pri spracovaní osobných údajov musí byť v súhlase uvedené aké údaje, s akým cieľom a v akom rozsahu sa budú spracovávať. Dotknutá osoba musí byť jasne informovaná o tom, že má právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Nariadenie GDPR stanovuje, že súhlas má byť zároveň informatívny.
Trieďte si databázy
Zo strany spracovávateľov je dôležité vytriediť a upraviť databázy spracovávaných osobných údajov a vyradiť kontakty, ktoré boli získané inak ako priamym súhlasom dotknutej osoby. Ak sa údaje spracovávajú na základe súhlasu dotknutej osoby, prevádzkovateľ by mal vedieť dokázať, že táto osoba vyjadrila svoj súhlas. Spracovateľ nemôže používať osobné údaje, ak mu dotknutá osoba nedala svoj súhlas.
GDPR stanovuje podnikateľom, resp. správcom osobných údajov povinnosť zavedenia technických a organizačných opatrení. Správcovia musia byť schopní dokladovať, že ich spracovávanie prebieha v súlade s nariadením GDPR.
Ak máte záujem o zabezpečenie ochrany osobných údajov podľa GDPR, požiadajte o bezplatnú cenovú ponuku.