S príchodom GDPR sa u mnohých prevádzkovateľov ubytovacích zariadení určite objavili otázky týkajúce sa spracovania osobných údajov ich hostí. Ešte stále je mnoho prevádzkovateľov, ktorí sa cítia zneistení a stále nevedia, ako správne pri GDPR postupovať. Čo teda prináša toto nariadenie pre ubytovacie zariadenia?
Súhlas so spracovaním osobných údajov
Prevádzkovateľov asi najviac zaujíma, či je od hostí potrebné žiadať o ich súhlas so spracovaním osobných údajov. Nie, nie je to potrebné, pokiaľ máte tieto údaje v účtovnom systéme, pretože ste im poskytli ubytovanie. Tieto údaje sa zbierajú z dôvodu plnenia zmluvy. Okrem toho sa zbierajú aj zo zákonnej povinnosti, a to na základe zákona č. 404/2011 o pobyte cudzincov, ktorý ukladá ubytovateľom povinnosť pri ubytovaní overiť totožnosť cudzinca. Z tohto zákona vychádzajú povinnosti, ako potreba zápisu do knihy ubytovaných a vyplnenie úradného tlačiva o hlásení pobytu cudzinca. Vtedy je ubytovateľ povinný zaevidovať údaje ako: meno a priezvisko, dátum a miesto narodenia (štát), štátnu príslušnosť, trvalý pobyt v domovskom štáte, číslo cestovného dokladu, druh, číslo a platnosť víza a mená a priezviská spolucestujúcich detí. Ak si k tomu uloží prevádzkovateľ email a telefónne číslo hosťa, je to taktiež v poriadku. Napríklad, aby ste mohli hosťom poslať inštrukcie k pobytu a zavolať im, ak si niečo zabudnú.
Najčastejšie budú využité tri druhy súhlasu:
- súhlas so spracovaním osobných údajov,
- súhlas ich požitia na marketingové účely,
- súhlas so všeobecnými obchodnými podmienkami vrátane storno podmienok.
Osobné údaje, ktoré môže ubytovacie zariadenie na účely ubytovania spracovávať:
- meno a priezvisko ubytovaného,
- číslo jeho občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu,
- adresu trvalého pobytu a dobu ubytovania.
Monitorovanie hostí
Ak sa kvôli bezpečnosti hostí v priestore ubytovacieho zariadenia nachádzajú kamery, je to v poriadku z dôvodu oprávneného záujmu. Tieto údaje by sa však nemali dlho evidovať. Odporúča sa takýto kamerový systém nastaviť na automatické zmazanie údajov po čase, ktorý je nutný na ich uchovávanie. Hostí treba o tom, samozrejme, informovať.
Na záver
Majitelia ubytovacích zariadení by si mali skutočne ukladať len také dáta, ktoré naozaj potrebujú a na ktoré majú právo. To znamená, že ich držanie hosť odsúhlasil a je oboznámený s tým, na aký účel ich poskytuje.
Nie je to ľahké, pretože ubytovatelia dnes vo veľkom využívajú služby ako napríklad Booking.com, cez ktoré získavajú veľké množstvo rezervácií a tým pádom aj osobných dát. Zároveň si popri tom budujú svoj vlastný marketing, komunikujú so zákazníkmi priamo a s tým cieľom spracovávajú osobné údaje klientov.
Pre majiteľov ubytovacích zariadení, ktorí používajú kontakty svojich klientov na marketingové účely, sa môže nová európska legislatíva zdať obmedzujúca. Na druhú stranu môže GDPR skvalitniť databázy, pretože v nich zostanú validnejšie kontakty. A sú to práve lojálnejší a aktívnejší hostia, ktorí od ubytovacích zariadení naozaj chcú dostávať obsah. Okrem toho bude pre niektoré marketingové účely a štatistiky možným riešením anonymizácia údajov. A čo sa týka obchodných oznámení, bude tu nová možnosť zasielať relevantné informácie súčasným hosťom v primeranom rozsahu, k čomu nebude nutný súhlas.