Jednou z noviniek nariadenia GDPR je aj právo na výmaz osobných údajov. V niektorých prípadoch to však neplatí. Existujú aj situácie, kedy to nie je možné a údaje musia byť jednoducho archivované. Ako je to v prípade, keď ste ukončili pracovný pomer? Aké údaje potrebuje zamestnávateľ uchovávať aj po skončení pracovného pomeru?
Veľké rozšírenie práv pre zamestnanca
Prvá vec, ktorú každý zamestnávateľ potrebuje vedieť o GDPR je to, že výrazne rozširuje práva a ochranu informácií osobne identifikovateľných občanov EÚ bez ohľadu na to, kde môžu byť tieto údaje. Zákon rozširuje dosah mimo hraníc EÚ na každú spoločnosť, ktorá spracováva osobné údaje občanov EÚ. Pod spracúvaním údajov môžeme chápať všetko od prijímania životopisov, cez archiváciu emailov až po vykonávanie recenzií výkonnosti zamestnancov a ďalšie. A predtým, než sa môžu osobné údaje spracúvať, musí byť najprv daný súhlas.
Čo môže zamestnávateľ spracovávať?
Počas trvania pracovného pomeru zamestnávateľ spracováva osobné údaje svojich zamestnancov a prakticky sa tomu nedá vyhnúť. V niektorých prípadoch je to dokonca jeho povinnosťou. Napríklad pri plnení zákonných povinností, ako je registrácia do zdravotnej poisťovne. Na to nepotrebuje zamestnávateľ žiaden súhlas.
Zamestnávateľ by však nemal zisťovať ani uchovávať údaje, ktoré nesúvisia s pracovným pomerom. Vždy záleží na tom, ako zamestnávateľ potrebu takýchto informácií vierohodne odôvodní. Ak napríklad uchádzač o zamestnanie pošle svoj životopis firme a nebude vybraný na dané pracovné miesto, je potrebné tento životopis skratovať, pokiaľ uchádzač vyslovene nesúhlasí s tým, že jeho kontakt ostane v databáze pre budúce využitie.
Počas trvania pracovného pomeru zamestnanca sú spravidla všetky jeho osobné údaje, ktoré zamestnávateľ behom doby trvania pracovného vzťahu zhromaždil, súčasťou osobného spisu.
Ukončenie pracovného pomeru
A teraz k podstate. Čo ak sa pracovný pomer ukončí? Aké sú práva zamestnanca a povinnosti zamestnávateľa?
- Pri ukončení pracovného pomeru musí zamestnávateľ automaticky vymazať údaje o rodinných príslušníkoch zamestnanca, ktoré potreboval na poskytovanie zamestnaneckých benefitov.
- Taktiež by mal zrušiť jeho pracovný email a pracovné telefónne číslo. Prípadne nastaviť automatickú odpoveď, že zamestnanec už vo firme nepracuje a môžu sa obrátiť na inú osobu.
- Čo však zamestnávateľ môže po ukončení pracovného pomeru o zamestnancovi zachovávať sú údaje, ktoré sa týkajú mzdovej agendy a údaje vzťahujúce sa k daňovej povinnosti zamestnanca.
- O rozsahu vymazaných a naďalej uchovávaných údajov pri ukončení pracovného pomeru musí zamestnávateľ písomne informovať zamestnanca. Je dôležité spomenúť, že ak sa skončí účel spracovania osobných údajov, je vhodné ich vymazať.
Zhrnieme si to
Hoci má každý podnikateľ z pozície zamestnávateľa záujem, aby ochránil svoj majetok a zdravie svojich zamestnancov, vo väčšine prípadov si ani neuvedomuje, že právne predpisy mu v tejto oblasti ukladajú množstvo povinností, ktoré sa musia striktne dodržiavať.
Oblasť ochrany osobných údajov je, bohužiaľ, v dnešnej dobe zo strany zamestnávateľov stále zanedbávaná a vo svetle ďalších pracovnoprávnych problémov ju stavajú až na jedno z posledných miest. Zamestnávatelia by preto mali tejto oblasti venovať väčšiu pozornosť, a to s ohľadom na nové nariadenie GDPR.